COVID-19 vaccinatie 2021 (beschikbaar vanaf versie 2.3.9.81848)

Algemeen

Dit rapport helpt met het selecteren, beoordelen en vaccineren van patiënten die opgeroepen moeten worden voor de COVID-19 vaccinatie.


Rapport openen

  1. Klik op de tab Rapporten

  2. Ga naar rapport 94 COVID-19 vaccinatieprogramma (2021), of zoek op “covid”

  3. Klik op de naam van het rapport

  4. Selecteer de praktijk waarvoor u dit rapport wilt raadplegen

  5. Klik op Tonen

  6. Rechts in het scherm verschijnt het rapport


Patiënten beoordelen

U gaat nu beoordelen welke patiënten in aanmerking komen voor vaccinatie via uw praktijk:

  1. Klik op het menu-item Beoordelen

  2. Klik op de knop Laad patiënten (dit kan even duren)

  3. Er verschijnt een lijst met alle ingeschreven patiënten

  4. (Optioneel) Wanneer u meerdere patiënten tegelijk wilt beoordelen drukt u op de knop Batch beoordeling.

  5. Klik op de titel/kop Beoordeling (CV’s) om de lijst te sorteren.

  6. Klik op de eerste patiënt in het overzicht die niet de status “In aanmerking” heeft

  7. Bekijk de relevante patiëntgegevens

  8. Geef bij het kopje “Beoordeling” aan of de patiënt:

    • In aanmerking komt voor de vaccinatie

    • Onzeker is op de patiënt in aanmerking komt

    • Uitgesloten is voor vaccinatie

    • Een COVID-19 weigeraar is

  9. Na het klikken op de beoordeling gaat u automatisch door naar de volgende patiënt in het overzicht

  10. Ga net zo lang door met beoordelen totdat u de lijst doorlopen heeft

  11. U kunt nu starten met het bestellen


Bestellen/selectie maken

U gaat een selectie vastleggen van de patiënten die in aanmerking komen.

Tip

Onderaan de lijst met patiënten kunt u, na het uitvoeren van de selectie, zien hoeveel patiënten er geselecteerd zijn.

Deze stap kunt u pas uitvoeren na het beoordelen van de patiënten.

  1. Geef aan of in de selectie de volgende patiënten meegenomen dienen te worden:

    • Patiënten met de status “niet gekomen” uit de eerdere selectie

    • Patiënten met de status “afgemeld” uit de eerdere selectie

  2. Klik op de knop Laad patiënten (dit kan even duren)

  3. Vink de patiënten aan/uit die binnen de selectie moeten vallen

  4. (Optioneel) Voeg een patiënt handmatig aan de selectie toe door op de knop Patiënt handmatig toevoegen

  5. (Optioneel) Door op de knop Batch selectie te drukken kunt u meerdere patiënten tegelijk aanvinken.

Nu gaat u de selectie opslaan zodat u deze kunt koppelen aan het soort vaccin. De volgende stappen in het rapport werken samen met de aangemaakte selectie!

  1. Bij de “Naam selectie” verschijnt, automatisch, de naam van de selectie. U kunt hier zelf nog een korte omschrijving aan toevoegen.

  2. Selecteer het type vaccin

    Kies voor “anders” wanneer nog niet bekend is welk vaccin er geleverd wordt.

  3. (optioneel) stel het aantal toedieningen en de interval in, dit is alleen nodig bij het kiezen voor het vaccin “anders”.

  4. Klik op de knop Maak selectie om de selectie te bewaren


Patiënten uitnodigen

Om patiënten uit te kunnen nodigen dient u minimaal een selectie samengesteld te hebben. Wanneer u nog geen selectie gemaakt heeft maakt u deze dan eerst aan. Meer hierover kunt u vinden bij “Patiënten beoordelen”.

Doorloop de volgende stappen om een adresbestand te maken voor een selectie:

  1. Klik op het menu-item Uitnodigen

  2. Selecteer de vaccinatieselectie waarvoor u de uitnodiging wilt versturen.

    Wanneer u de optie “2e uitnodiging” aanvinkt krijgt u bij de volgende stap een overzicht van alle patiënten, binnen de selectie, die in aanmerking komen voor de tweede vaccinatie.

  3. Klik op de knop Toon uit te nodigen patiënten

  4. Er verschijnt een overzicht van patiënten (dit kan even duren)

  5. Via de knop Exporteren kun u het overzicht exporteren als CSV en/of Excel. Wilt u de uitnodiging versturen via DMDR, gebruik dan de DMDR export optie.

  6. Klik op de knop “Update patiëntstatus naar uitnodigd” om de patiënten te kenmerken dat ze gevaccineerd kunnen gaan worden. Wanneer u deze stap overslaat zullen de patiënten niet verschijnen onder het menu-item “Vaccineren”

  7. Na het klikken op de knop dient u uw keuze te bevestigen

  8. Verstuur de brief om de patiënten uit te nodigen. Dit kan via een partij als DMDR, of u doet dit “zelf”. Wanneer u de uitnodiging zelf stuurt, vergeet niet om:

    • De vaccinatiekaart toe te voegen

    • Het patientID als barcode op de prik-/vaccinatiekaart en op de brief te printen zodat u de vaccinatie straks makkelijk kunt registreren


Vaccineren

Het vastleggen van vaccinaties gaat als volgt te werk:

Voorbereiding

  1. Klik op de tab Vaccineren

  2. Selecteer de vaccinatieselectie

  3. Geef aan of het om de eerste of tweede vaccinatie gaat

  4. Op basis van bovenstaande instellingen wordt het overzicht opgehaald (dit kan even duren)

Onderin het scherm verschijnt achter het HPK veld de naam van het vaccin. In het geval het vaccin aangepast dient te worden, dan kan dit door (rechtsboven) op de knop “Vaccinatiegegevens” te klikken.

Na het vastleggen dient u vast te leggen of de patiënt toestemming geeft om aan het RIVM door te geven dat vaccinatie plaatsgevonden heeft.

U kunt deze toestemming vastleggen tijdens het vaccineren door de optie “toestemming verwerken tijdens vaccineren” aan te vinken. Na het vastleggen van de vaccinatie krijgt u vervolgens een venster te zien waar u de toestemming vast kunt leggen.

Maakt u geen gebruik van de optie om de toestemming direct vast te leggen, dan dient u dit achteraf te doen. Dit kan eventueel door middel van het scannen van het patiëntnr/barcode.

Vastleggen via barcode scan

Wanneer u de stappen bij de voorbereiding doorlopen heeft kunt u de vaccinatie vastleggen:

  1. Vul de batchcode in

  2. Klik in het veld patiëntnr/barcode

  3. Scan de barcode op de prik-/vaccinatiekaart

  4. Herhaal bovenstaande stappen

Vastleggen via patiëntselectie

Wanneer u de stappen bij de voorbereiding doorlopen heeft kunt u de vaccinatie vastleggen:

  1. Vul de batchcode in

  2. Klik op de naam van de patiënt die u gaat vaccineren

  3. Klik op de knop Is gevaccineerd

  4. Herhaal bovenstaande stappen

Vaccinaties afgehandeld voor vaccinatieselectie

Wanneer uw voor een vaccinatieselectie alle vaccinaties toegediend heeft, dan raden we u aan om aan te geven dat de selectie afgehandeld is. Dit gaat als volgt:

  1. Klik op de tab Vaccineren

  2. Kies de vaccinatieselectie die afgehandeld is

  3. Klik op de knop Vaccinatiegegevens

  4. Vink de optie “Vaccinatie voor deze selectie is afgehandeld” aan

  5. Klik op Opslaan

Toestemming verwerken

Wanneer u tijdens het vaccineren niet heeft vastgelegd of de patiënt toestemming geeft voor het doorgeven van de vaccinatiestatus aan het RIVM dient u dit achteraf te verwerken in het HIS:

Handmatig

  1. Klik op het menu-item Toestemming

  2. Geeft aan welke vaccinatieselectie u wilt verwerken

  3. Kies of u alleen de gevaccineerde of alle patiënten wilt zien

  4. Er verschijnt een overzicht (dit kan even duren)

  5. Klik op de naam van de patiënten waarvoor u de toestemming wilt registreren of aanpassen

  6. Klik onderin uw scherm op Ja, Nee of Onbekend

Barcodescan

  1. Klik op het menu-item Toestemming

  2. Geeft aan welke vaccinatieselectie u wilt verwerken

  3. Kies of u alleen de gevaccineerde of alle patiënten wilt zien

  4. Er verschijnt een overzicht (dit kan even duren)

  5. Vink de optie “automatisch goedkeuren na scannen” aan

  6. Klik in het veld achter “Patiëntnr/barcode”

  7. Scan de barcodes van patiënten die toestemming hebben gegeven


Overzicht/status bijwerken

Wilt u de vaccinatiestatus bekijken, een batchcode opzoeken en/of een vaccinatiestatus aanpassen, dan kan dit via het menu-item Overzicht/status bijwerken.

Het opvragen van een statusoverzicht gaat als volgt:

  1. Klik op het menu-item Overzicht/status bijwerken

  2. Klik op de knop Laden

  3. Er verschijnt een overzicht van patiënten (dit kan even duren)

U kunt nu per patiënt de mutaties bekijken in de vaccinatiestatus. De oudste status staat onderaan in het overzicht.

Tip

Door op de kopjes boven de kolommen te klikken kunt u het overzicht sorteren. Zo kunt u bijvoorbeeld zien welke patiënten alleen de eerste vaccinatie ontvangen hebben door op “vaccinatiestatus” te sorteren.

Vaccinatiestatus ongedaan maken

Is er bij een patiënt ten onrechte een vaccinatie geregisteerd, dan kunt u dit ongedaan maken:

  1. Klik op de naam van de patiënt

  2. Klik 1 keer(!) op de knop [1/2]e vaccin ongedaan maken

Statussen terugdraaien

Net zoals de vaccinatiestatus “terugdraaien” kunt u ook de overige statussen “terugdraaien”.

Klik hiervoor op de naam van een patiënt. Vervolgens geeft de knop (rechts onderin het scherm) aan welke status ongedaan gemaakt kan worden.

Een patiënt waarvan de uitnodiging ongedaan gemaakt wordt krijgt de status “geselecteerd”, deze status kunt u niet terugdraaien naar “niet geselecteerd”.


Externe COVID-19 vaccinatie vastleggen

Is een patiënt gevaccineerd bij de GGD, dan zult u hiervan t.z.t. een terugkoppeling ontvangen vanuit de GGD. Het is niet nodig om een GGD vaccinatie handmatig vast te leggen.

Heeft uw patiënt een COVID-19 vaccinatie ontvangen via bijvoorbeeld zijn werkgever, dan kun u handmatig vastleggen dat de patiënt gevaccineerd is. Deze vastlegging wordt niet doorgegeven aan het RIVM.

Let op

  • Is uw patiënt gevaccineerd in uw praktijk, gebruik dan rapport 94 voor het vastleggen van de vaccinatie.

  • Het vastleggen van een externe vaccinatie is alleen voor uw eigen administratie, deze informatie wordt niet doorgegeven aan het RIVM.

Het handmatig vastleggen van een vaccinatie gaat als volgt:

  1. Zoek de patiënt op

  2. Selecteer de patiënt

  3. Voer het commando CVE uit

  4. Er verschijnt een venster

  5. Vul eventueel een opmerking in

  6. Klik op Opslaan

  7. De vastlegging is opgeslagen en zichtbaar in het journaal

Vastlegging verwijderen

Een vastlegging verwijderen gaat als volgt:

  1. Zoek de patiënt op

  2. Selecteer de patiënt

  3. Voer het commando CVE uit

  4. Geef toestemming om de vastlegging te verwijderen


Rapport/export

Op dit moment is het nog niet mogelijk om een overzicht/export te genereren dat u kunt gebruiken voor het indienen van declaraties. Dit overzicht voegen we aan het rapport toe zodra duidelijk is welke gegevens u dient aan te leveren.


Geavanceerde tips

Meerdere patiënten in 1 keer verwerken

Op volgende schermen is het mogelijk om een handeling in 1 keer voor meerdere patiënten uit te voeren:

  • Beoordelen

  • Bestellen/selectie maken

  • Toestemming

Op deze schermen is het mogelijk om selecties op de lijst uit te voeren met bijvoorbeeld CTRL + klik of SHIFT + pijltje.

Na het selecteren van meerdere patiënt kunt u vervolgens:

  • gelijktijdig voor de geselecteerde patiënten dezelfde beoordeling aangeven (menu-item: Beoordelen)

  • gelijktijdig voor de geselecteerde patiënten aan-/vinken (menu-item: Bestellen/selectie maken)

  • gelijktijdig de toestemming op Ja, Nee of Onbekend aangeven (menu-item: Toestemming)